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Scrum – Como produzir 8x mais

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O que é Scrum? A resposta mais simples para mim é: a solução para a maior parte dos meus problemas como dono de uma agência de Inbound Marketing.

Já a resposta mais técnica seria: o Scrum foi criado em 1993  por Jeff Sutherland com o objetivo de ser uma forma mais rápida e eficiente de fazer as coisas e chamado de “A arte de fazer o dobro do trabalho na metade do tempo”.

 

A proposta em si é bem simples. Quem já não se irritou fazendo planejamento de projetos utilizando o tradicional método em cascata, com gráficos de Gantt ou outras abordagens? Eles só nos levam a fazer incansáveis planilhas e fluxogramas que no final só servem para uma coisa – descobrir que deu tudo errado de novo e o tempo foi estourado apenas mais uma vez.

 

 método cascata

 

Como funcionava os projetos na minha agência antes do Scrum

Antes do Scrum, nós utilizamos várias ferramentas de gestão de projetos como Teamwork, Trello, Runrun.it e outras. Não vou falar que eram ferramentas ruins, muito pelo contrário – as ferramentas eram ótimas.

O problema era o conceito antigo por trás da gestão de projetos. Nós naquela época colocávamos todas as tarefas na ferramenta e adicionávamos o responsável por cada tarefa e o tempo de execução.

 

Onde estava o problema?

Resposta bem simples: o jeito como a nova geração trabalha não é compatível com gráficos Gantt. Pior ainda – uma agência de marketing digital que trabalha com vários projetos ao mesmo tempo também não é compatível com o conceito de gestão de projetos tradicional (ainda mais com um monte de tarefas para executar nesses projetos e as que entram de última hora).

Chegou a um momento na vida da agência que eu estava completamente cansado e precisava urgente mudar as coisas.

A cada vez que entrava um novo projeto, nós tínhamos obrigatoriamente que aumentar equipe. Isso significava duas coisas:

1ª – Treinamento e distrações

Como naquela época o Inbound Marketing ainda era uma novidade no Brasil, não existia pessoas especializadas. Logo, longos períodos de treinamento eram necessários.

Quanto mais pessoas, mais distrações. Afinal, a equipe tinha uma idade média de 21 anos (jovens dispersam com facilidade quando não fazem algo que consideram relevante, ou segundo eles “que vai mudar o mundo”).

2ª – Lucro e retrabalho

Lucro e retrabalho não combinam, certo? Mais pessoas significava maior espaço para erro, o que leva ao retrabalho, que leva ao que? Lucro indo embora pelo ralo.

Mas o problema não era só o retrabalho. Quando contrata-se pessoas, os seus custos operacionais sobem e se isso não estava previsto no orçamento, de onde você acha que vai o dinheiro? Do lucro, é claro.

 

Aplicando o Scrum

Primeiro vou explicar muito rápido como funciona o Scrum.

No meu ponto de vista para começar a aplicar o Scrum primeiro é necessário se livrar do jeito antigo de pensar e para isso basta seguir umas regras simples.

Planejar é importante, mas seguir os planos cegamente é burrice

Construir todo o plano com as tarefas bem desenhas é importante, mas o mais importante é conseguir reagir como o Flash. Logo, seguir planos ao detalhe não é algo inteligente de se fazer.

Inspecionar e adaptação

Essas são duas palavras muito importantes no mundo Ágil. Parar com frequência para avaliar o que foi feito é essencial. Será que está fazendo o que deveria realmente ser feito ou as coisas mudaram?

Pergunte-se sempre se tem um jeito melhor de fazer aquilo e adapte-se.

 

PDCA

O Ciclo PDCA criado por Deming se aplica muito bem ao Scrum.

P (Plan) Planejar.

D (Do) Fazer.

C (Check) verificar.

A (Act) Agir.

 

all black equipe

 

Como é uma equipe Scrum?

Nós chamamos de equipe por motivos técnicos. Na verdade, uma vez que o Scrum começa a funcionar em uma empresa e existe uma liderança moderna, o nome correto para equipe seria Família Scrum.

 

Scrum Master

O papel principal em uma equipe Scrum é o Scrum Master. Esta pessoa tem como objetivo Planejar, Orientar e Verificar. Também é a pessoa responsável por organizar o SPRINT (semana de trabalho) e dirigir as reuniões (mais detalhes abaixo) que acontecem durante esse Sprint.

 

Dono do Produto

Dentro do conceito de Scrum aplicado a agência de marketing, o Dono do Produto é aquele que também chamamos de “Advogado do cliente”. Essa pessoa é responsável por garantir que a voz do cliente é ouvida dentro da empresa.

Durante as reuniões, o Dono do Produto avalia o trabalho dos especialistas e apresenta as dúvidas do cliente e expectativas. Além de, claro, criticar (construtivamente) o trabalho realizado ao longo da semana.

 

Especialistas

Como o nome já indica, estas são as pessoas responsáveis pela execução das tarefas. Um ponto importante aqui é que não estamos falando de meros executores. No Scrum todos trabalham em conjunto como uma grande família e dão a sua opinião em todos os aspectos do projeto.

Com isso removemos aquele cenário comum em agência – cada um faz o seu, e não estão nem aí para o trabalho dos outros.

 

Os 3 diferenciais de uma equipe Scrum

Aqui tenho que usar as frases do Jeff porque não tem outro jeito de explicar.

Transcedência: A equipe tem um senso de propósito além do comum. O objetivo permite transformar o ordinário em extraordinário.

 

Autonomia: As equipes se auto-organizam e se auto gerenciam. Ou seja, têm o poder de tomar suas próprias decisões e fazer com que estas sejam acatadas.

 

Interfuncionalidade: As equipes possuem todas as habilidades necessárias para concluir para concluir o projeto.

 

Como funciona

Agora que já expliquei um pouco sobre o conceito, equipe e diferenciais, está na hora de colocar em prática.

A primeira coisa que quero mencionar é: Adeus para as ferramentas de gestão de projetos. No Scrum vamos “Old school”, sempre usamos os famosos Post Its (notas aderentes). Na minha agência as paredes da sala do departamento técnico estão cobertas com notas coloridas.

O porquê disso é simples: Visibilidade. Não tem como alguém passar e não ver as tarefas por todo o lado.

 

A organização do Scrum

Backlog

Sempre que fechamos com um cliente, o plano anual desse projeto é destrinchado e um Post It é feito para cada tarefa.

Com essas notas na parede fica fácil para todos verem claramente o que precisam fazer. Também tem a parte legal – ver as tarefas sumindo da parede, o que significa que estamos evoluindo bem com o projeto.

 

Valor

Em outra parede, colocamos a àrea que chamamos de “Valor”. Funciona assim: nós pegamos na parede do backlog as tarefas que terão maior impacto no projeto e colocamos em “Valor”. Assim podemos nos organizar utilizando a regra 80/20.

 

Pendência

Uma vez identificadas as tarefas de maior valor e seu tamanho (carga de trabalho), nós organizamos essas tarefas na parede do Sprint, onde se transformam em pendências para a semana de trabalho.

 

Fazendo

Ao lado da coluna de pendências colocamos “Fazendo”. Essa parte é bem simples – são todas as tarefas que estão em execução.

 

Feito

Logo ao lado da coluna “fazendo” nós adicionamos as tarefas concluídas ao longo da semana. Assim todos podem se orgulhar do quanto produziram.

 

Obstáculos

Essa é uma das mais importantes. Sempre que identificamos um obstáculo (como problemas de aprovação ou qualquer outra coisa que impeça a evolução), nós movemos os Post Its para essa coluna.

 

De um jeito simples de explicar, é assim que organizamos as tarefas.

parede backlog agência ipub

 

Como funciona o Sprint

Normalmente, o Sprint pode durar de duas a três semanas, mas nós como agência de marketing digital fazemos os nossos Sprints durar apenas uma semana. Muita coisa muda muito rápido e como falei um pouco acima, é necessário se adaptar como o Flash.

 

Durante a semana de trabalho (Sprint), nós temos alguns marcos importantes.

Na sexta-feira que antecede o Sprint

No final do dia da sexta-feira nós criamos o Sprint da semana seguinte, selecionando as tarefas de maior valor e com menor tamanho.

 

Na Segunda-feira (primeiro dia do Sprint)

No primeiro dia, o Scrum Master apresenta a todos as suas tarefas e discutem um pouco sobre como fazer acontecer.

 

Stand up Matinal

O Stand up matinal é o nome dado para as reuniões diárias que a equipe Scrum faz. Essas reuniões têm como duração apenas 15 minutos e todos ficam em pé formando um círculo.

O objetivo desses stand ups matinais é responder a 3 perguntas.

  1. O que você fez para ajudar a equipe a concluir o Sprint;
  2. O que vai fazer para ajudar a equipe a concluir o Sprint;
  3. Quais obstáculos te impedem de concluir o Sprint.

 

São perguntas simples mas que têm um poder enorme. Com essa pequena ação conseguimos garantir que todos estão alinhados em relação ao trabalho e também podemos antecipar potenciais problemas. E claro, entender quem precisa de ajuda.

 

Retrospectiva do Sprint

Na quinta-feira a equipe se reúne para falar um pouco sobre o Sprint. Nessa reunião são feitas perguntas similares às apresentadas acima. Também é nesta reunião que o Dono do Produto vai dar a sua opinião em relação ao entregáveis e as métricas.

 

Reunião final de Sprint

Na sext-feira a equipe volta a se reunir, mas desta vez sem o Dono do Produto. O objetivo desta reunião é conversar abertamente sobre o desempenho e felicidade de cada um.

Assim terminamos a semana de trabalho em uma agência de Marketing Digital. Vale notar que o que eu apresentei aqui foge um pouco do conceito básico do Sprint, já que foi adaptado à realidade de agências digitais.

 

As reuniões que mencionei aqui são sempre bem rápidas – durando no máximo 20 minutos.

Agile Sprint

 

A Vida após o Scrum

Primeiro eu queria agradecer a sua paciência por ler o artigo até aqui. Eu tive que cortar um monte de informação, mas mesmo assim ficou bem longo.

 

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Depois que o Scrum foi aplicado em minha agência a vida com certeza mudou para melhor. Hoje trabalhamos com metade da equipe e produzimos 8X mais. O fantasma do retrabalho foi embora de vez o que nos permitiu começar a ter lucro e clientes mais felizes.

Além da produtividade (que é o fator determinante para a mudança), eu queria citar que o Scrum nos trouxe uma outra coisa mais importante ainda. Uma equipe extraordinária, que se dedica ao projeto como se fosse sua própria empresa.

Com o Scrum sobra tempo para celebrar e assim viver e trabalhar em um ambiente feliz. Segundo o Jeff, felicidade significa produtividade.

Sempre que terminamos um Sprint antes do prazo celebramos na agência, seja com um churrasco ou uma jogatina de Texas Hold ’em.

Resumindo e concluindo, se você quer ganhar dinheiro, não ter tanta dor de cabeça e ainda como bônus ter uma equipe feliz, entre para o Scrum.

 

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